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重庆理工大学教育发展基金会档案管理办法

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2016-03-25  点击:[]

第一章 总则

第一条 为了加强重庆理工大学教育发展基金会(以下简称"基金会")的档案管理,充分发挥档案资料的作用,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国国务院令第400号发布的《基金会管理条例》、中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布的《会计档案管理办法》等规定,结合基金会的实际,制定本办法。

第二条 基金会综合部为文件档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施。负责各类档案材料的整理、归档和保管工作。指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,每年3月底按要求进行整理统一造册,将长期保存的档案资料向重庆理工大学档案馆归档。严防毁损、散失和泄密。短期保存资料及经常查阅的资料保存在基金会综合部。严防毁损、散失和泄密。

第三条 基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法立卷统一归档。

第四条 文件往来需进行登记,承办要保证文件的系统完整,办理完毕后由专人保管待统一归档。

(一)项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理,由专人保管;

(二)会计年终形成的会计档案,由会计人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案清册。待统一归档;

(三)基金会建立《重庆理工大学教育发展基金会归档案卷总目录》。

第五条 公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存),并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章 归档范围及保管期限

第六条 文书档案的归档范围包括:上级机关印发、基金会制发或工作中形成的,具有参考价值的各种文件材料。

第七条 文书档案的归档范围及保管期限具体包括:

(一)上级部门下发的工作文件,保存期限长期;

(二)基金会上报的工作计划、总结、报告、请示及批复,保存期限长期;

(三)会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料,保存期限长期;

(四)规定、制度、办法、通报等,保存期限长期;

(五)预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等,保存期限长期。

第八条 项目档案的归档范围及保管期限具体包括:

(一)与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件,保存期限长期;

(二)与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等,保存期限长期;

(三)捐赠登记表、项目申报材料、完成材料、评估材料,保存期限长期。

第九条 会计档案的归档范围及保管期限具体包括:

(一)会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料,保存期限永久;

(二)预算、决算报表、年度统计报表,保存期限永久;

(三)年检报告、审计报告、其它财务报告,保存期限永久;

(四)专项基金、捐赠情况统计表等统计报表,保存期限永久;

(五)会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册,保存期限永久。

第三章 立卷要求

第十条 案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度成本;财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十二条 卷内文件材料应按顺序,依次编写页号。

第十三条 按规定的格式逐项填写文件目录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首。

第十四条 案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第四章 保管、移交和销段

第十五条 应经常保持档案的卫生、整沽,做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符。

第十六条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要,会计档案经秘书长或分管副秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续;项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长或分管副秘书长批准,并办理登记手续;文书档案经综合部批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。

第十七条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到:

(一)严格遵守保密纪律;

(二)不得擅自向他人传播档案内容;

(三)不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第十八条 查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十九条 档案移交必须填写《重庆理工大学教育发展基金会档案移交清册》;销毁档案必须填写《重庆理工大学教育发展基金会档案销毁清册》。认真履行移交、销毁手续,移交、销毁档案由秘书长或分管副秘书长审批,综合部专人监交、监销。

第二十条 本办法由重庆理工大学教育发展基金会负责解释。

第二十一条 本办法自基金会第一届理事会第三次会议通过之日起执行。

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